Immer mehr Unternehmen stellen ihren Kunden anstatt auf Papier eine Rechnung in elektronischer Form zur Verfügung. Bei dieser sogenannten elektronischen Rechung müssen jedoch einige Dinge beachtet werden. Die Finanzverwaltung stellt dabei strenge Anforderungen an elektronische Rechnungen. Vor allem in Bezug auf den Vorsteuerabzug bei Rechnungen müssen gewisse Kriterien erfüllt sein, da dieser sonst gegen das Umsatzsteuergesetz verstossen würde.

Rechnungssteller

Stellt der Rechnungssteller eine elektronische Rechnung, so muss dieser die Unversehrtheit des Inhalts und die Echtheit der Herkunft der Rechnung gewährleisten. Der Nachweis darüber erfolgt mittels einer qualifizierten elektronischen Signatur oder mit dem EDI-Verfahren (Electronic Data Interface). Die elektronisch Signatur beruht auf einem zum Zeitpunkt der Erstellung gültigem Zertifikat und wurde mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit erzeugt (§ 2 Nr. 3 SigG). Für diese Aufgabe gibt es spezialisierte Dienstleister welche die passende Software zur Verfügung stellen.

Rechnungsempfänger

Der Rechnungsempfänger muss die Rechnung entweder anhand der vorhandenen Signatur prüfen, oder prüfen ob das richtige Verfahren für den Datenaustausch verwendet wurde.

Erfolgt diese Prüfung nicht, kann die Vorsteuer aus einer Rechnung nicht gegenüber dem Finanzamt geltend gemacht werden.

Zusätzlich muss die elektronische Rechnung aufbewahrt werden (10 Jahre). Ein Ausdruck der Rechnung und das Löschen der elektronischen Rechnung würde die qualifizierte Signatur löschen und ist daher nicht möglich. Der steuerliche Beratur muss eine solche elektronische Rechnung, die in der Regel als PDF vorliegt, in jedem Fall prüfen.

Hat der Rechnungsempfänger der Übermittlung einer elektronischen Rechnung zugestimmt, darf  darüber hinaus das rechnungsstellende Unternehmen im Fall einer zusätzlichen Versendung der Rechung per Post eine Gebühr verlangen.

Ausblick

Geplant ist, die Unversehrtheit des Inhalts einer elektronischen Rechnung mittels „Audit Trails“ nachweisen zu können. Hierbei entfällt die qualifizierte Signatur bzw. das EDI-Verfahren. Stattdessen gibt es eine Prüfkette welche eine Verknüpfung zwischen der erhaltenen Rechnung und der Lieferung, bzw. Leistung dokumentiert.

Zusammenfassung der Auswirkungen bei elektronischen Rechnungen bei allen Beteiligten

Rechnungssteller

- qualifizierte Signatur oder EDI

Rechnungsempfänger

- Signaturprüfung oder Prüfung der Richtigkeit des Datenaustauschs bei EDI

- Aufbewahrunng der elektronsichen Rechnung (Speicherung um die qualifizierte Signatur zu „erhalten“)

- Unter Umständen weitere Kosten

(steuerlicher) Berater

- Prüfung der elektronischen Rechnung